Echar horas no es lo mismo que producir.
Dicen, que es muy Español valorar el trabajo propio en función del tiempo dedicado, pero amigo, esto es un gran error. Y aunque parezca una bobada es algo que algunos (como yo) lo llevamos muy dentro y cuando nos descuidamos echamos horas por echarlas.
En cuanto me doy cuenta que no estoy produciendo, me levanto y me voy a dar un paseo.
Nada odio más que estar delante del ordenador para nada.
La vida es demasiado bonita como para perder el tiempo delante de la luz de un ordenador.
Hace una semana Raquel me ha regalado un Ipad Pro. Quiero sacarle el mayor de los rendimientos y por ese motivo me he puesto a tope con temas de productividad y con flujos de proceso de trabajo.
El Ipad que tengo es el del Ipad pro de 9,7 pulgadas. Como tengo el Macbook Air y el iMac de 27» me viene mejor el Ipad pequeño ya que si necesito trabajar en grande y en algo duro tengo las otras dos opciones.
Aprovecho para comentarte que si estás pensando en comprar el Ipad pro para sustituir un ordenador, en mi opinión todavía no es posible pero si que es genial para llevarlo a todos los sitios y puedes hacer casi todas las tareas, estés donde estés, y ganando una movilidad alucinante.
Todo este rollo del iPad os lo cuento porque gracias al iPad estoy estudiando como poder hacer las tareas que hago en un ordenador con el iPad.
Este proceso de estudiar las tareas que hago en un ordenador para ver como hacerlas en el ipad me ha llevado a re-estudiar las tareas en el propio ordenador ya que muchas de ellas no las hacía-hago de la forma más productiva.
Ejemplo de tareas que estoy intentando mejorar
- Respuestas a preguntas repetitivas
- Redimensionar imágenes para subirlas a la web
- Gestión de contraseñas
- Tareas y atajos
- Escribir artículos
- Aprender a hacer las Tareas en el iPad
Respuestas a preguntas repetitivas
Este es el mayor error que llevo cometiendo durante años. Email que me entra, email que redacto desde cero.
He pensado un montón de veces en tener emails preparados pero como a corto plazo pierdes tiempo lo dejas de hacer.
Cuando detectas que te hacen una pregunta de forma repetitiva no esperes y ten preparada una respuesta predefina. No esperes tanto como yo ;)
Para hacer esta tarea estoy usando TextExpander
No hay mejor herramienta para automatizar textos que TextExpander. No sólo para el email, sino para todo lo que se te pueda ocurrir (snipets para html, emojis,etc…)
Además te permite usarlo en todos los sistemas operativos y guarda todo lo que hagas en la nube por lo que tienes disponibles en todos vuestros dispositivos.
Esta herramienta la conozco desde hace años pero aunque la había probado nunca me había enganchado cómo ahora.
TextExpander te permite crear atajos de texto para los textos que tienes automatizados.
Y acceso a su búsqueda de forma muy rápida con el atajo de teclado CMD + – (en OS X )
Redimensionar imágenes para subirlas a la web
Hasta ahora para redimensionar las imágenes al tamaño que necesito para los artículos del blog (700px) abría el Photoshop, redimensionaba cada imagen que necesitaba.
No es que tardara muchísimo pero todo ese proceso ciento de veces a lo largo de una semana es mucho tiempo en esa tarea que no aporta nada de valor.
¿Cómo lo he solucionado? Con un flujo de trabajo en automator. El flujo que he hecho es súper sencillo pero me ha permitido hacer esta tarea sin enterarme y súper rápido.
El flujo que he hecho es el siguiente:
Una vez redimensionada le bajo el tamaño con Kraken.io, todavía no se añadir esta parte a automator pero seguro que se puede y ganaría mucho más tiempo
Gestión de contraseñas
El tema de las contraseñas es otro tema «durillo».
El primer paso que realicé en este sentido fue dejar de apuntar las contraseñas. Mis contraseñas no las se ni yo mismo. Exceptuando la contraseña del email y alguna otra no se mis propias contraseñas :)
Puede asustar mucho no saber ni tus propias contraseñas pero ¿qué es lo peor que puede pasar? ¿Qué me toque recuperar la contraseña?
Lo qué hacía es inventarme una contraseña aleatoria gracias a Alfred 2 aunque valdría con ponerse a escribir en el teclado como lo haría un mono :)
Las contraseñas las guardaba el chrome en mi cuenta por lo que aunque cambiara de dispositivo tenía la contraseña disponible en todos mis ordenadores, ipad, móvil, en todos los sitios :)
Esté método funciona muy bien y es gratuito pero he querido dar un paso más allá y estoy empezando a usar 1password, llevo sólo unas semanas, estoy encantado y funciona perfecto pero si no te quieres ganar dinero el método anterior funciona genial.
Tareas cotidianas y atajos
Manejar las ventanas del Mac: Una tarea que hago muchas veces todos los días es redimensionar las ventanas del navegador y de los programas para estar haciendo dos tareas a la vez. Por ejemplo a un lado de la pantalla el navegador y al otro un Excel.
Hacerlo de forma manual no tardas mucho pero te pasas un rato ajustando las ventanas para que cada una ocupe justo la mitad.
Esta tarea la hago ahora de forma automática con Alfred 2 con un atajo de teclado, en este tutorial explico como lo he hecho:
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Inventarme contraseñas: Cómo os comentaba antes lo hacía escribiendo lo que me viniera a la cabeza en el teclado como si fuera un mono, luego lo empecé hacer con Alfred 2:
Y ahora lo hago directamente con 1password.
Así con muchas micro tareas que aunque parezca mentira antes me hacían pensar y ahora las realizado en piloto automático.
Escribir Artículos
Hasta ahora lo hacía directamente desde WordPress y es una muy buena opción pero esto no es tan cómodo desde el iPad por lo que estoy aprendiendo a hacerlo con editores externos y estoy encantado :)
Estoy empezando a usar Markdown, es un «lenguage» que te permite escribir html de manera muy rápida y muy sencilla. Por poner un ejemplo, para crear un título lo único que tienes que hacer es añadir antes «#», si quieres un título 2 sería «##» y si quieres negritas sería «**lo que sea en negrita**«.
De esta manera puedes estar escribiendo tu artículo y dándole formato sin despegar los dedos del teclado o si no dispones de teclado físico como ocurre en un ipad qué puedes hacerlo sin volverte loco.
Desde el iPad estoy usando el editor llamado Editorial y estoy encantado.
No es sólo es cómodo para escribir en Markdown sino que además dispone de la posibilidad de añadir flujos de trabajo para poder automatizar tareas, como subir imágenes a dropbox, tener preparados trozos de html en atajos de teclado y mucho más que todavía estoy aprendiendo. Todo ello con una apariencia de sencillez alucinante.
En el Mac se puede hacer con una inmensa variedad de programas, desde Sublime Text a editores de textos especializados en Markdown, ahora estoy usando MOU y estoy encantado.
Aprender a hacer las Tareas en el iPad
- Workflow: Una de las mayores limitaciones para usar el Ipad como un ordenador «de verdad» es la realización de tareas cotidianas que con un ordenador haces sin darte cuenta. Workflow te permite hacerlas y además hacerlas de forma automatizada. Algo tan sencillo en un ordenador como descargar una imagen, redimensionarla y subirla a dropbox te puede volver loco en un iPad. Gracias a Workflow lo puedes y además hacer rápido. Podemos decir que es el «automator para IOS«. Esta aplicación es imprescindible si quieres ser productivo con un iPad
- Editorial: Cómo he comentado en el punto anterior es mi editor de textos para IOS.
- Documents: Otro programa imprescindible. Tareas como manejar archivos que parece una chorrada en un ordenador como copiar un fichero, descomprimir un archivo zip, enviar un fichero por email te pueden frustrar un montón. Sin esta aplicación no puedes trabajar de verdad.
- 1password: Manejar contraseñas como he comentado más arriba.
- Copied: Es un programa que te permite copiar y pegar trozos de códigos o textos que necesites de forma recurrente.
- Canva: Editor de imágenes que te permite maravillas de forma súper sencilla. Es una app que funciona igual que la versión web.
- TextExpander: Lo he comentado más arriba, merece la pena darle una oportunidad, tu productividad se disparará. En su versión en IOS está bien pero nada que ver con la versión para el ordenador, supongo que irá mejorando en IOS.
- Google Drive: Qué voy a decir de Google Drive, debes tenerlo :)
- Intercom: App para menejar el chat de mi web. muy buena, te permite atender el chat de intercom en cualquier lugar.
- Evernote: Imprescindible para mi trabajo diario, tanto en IOS como en mi MAC está siempre abierto.
- MS. Office: Otro imprescindible. Microsoft se ha puesto las pilas y tanto Excel, Word, etc funcionan genial en el iPad.
- Pixelmator: Si necesitas editar imágenes, modificarlas y demás tareas con imágenes debes de usar esta aplicación. No vas a echar de menos ni el Photoshop ;)
- Skitch: Es la herramienta que uso en Ordenador y iPad para añadir a los pantallazos flechas, textos y esos pequeños detalles que añado en las imágenes de mis tutoriales.
- Dropbox: Fan absoluto de dropbox, trabajar en la nube es fundamental siempre y más si trabajas con un iPad
- Overcast: Voy a empezar a crear un Podcast y estoy escuchando cada vez más podcast de otras personas para aprender un poco este medio. Overcast es una herramienta muy buena para escuchar podcast.
Espero que mi esfuerzo en productividad os sirva en vuestro trabajo también. En muchas ocasiones veréis que vuestra forma de hacer tareas es más productiva que la mía, yo soy más bien caótico, por eso necesito obligarme de esta forma para mejorar ;)
Si quieres compartir alguna herramienta o forma de trabajar en los comentarios te lo agradecería un montón.
Un saludo
Óscar